Sistem Informasi Akuntansi

Dalam bidang keuangan, Anda tentu mengenal istilah transaksi keuangan. Transaksi keuangan tersebut dilakukan berdasarkan kebutuhan pemasukan dan pengeluaran dana yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau instansi, baik swasta maupun pemerintah.

Jenis transaksi yang dilakukan pun bermacam-macam sehingga harus ada catatan jelas mengenai transaksi tersebut. Salah satu cara untuk mencatat dan memproses suatu transaksi keuangan ke dalam sebuah jurnal dikenal dengan sebutan akuntansi.

Akuntansi yang merupakan sebuah kegiatan mencatat, memproses, dan menghasilkan laporan keuangan menurut sejumlah transaksi yang berlaku di sebuah instansi ini akan dibukukan di dalam sebuah buku besar atau jurnal untuk bahan pertimbangan bagi para pemegang kebijakan dalam mengambil keputusan.

Keputusan yang diambil tersebut harus disesuaikan dengan laporan keuangan yang diberikan pada saat pembukuan berlangsung agar sesuai dengan kondisi keuangan suatu perusahaan.

Oleh sebab itu, sebelum memutuskan suatu perkara keuangan, pihak pemegang kebijakan harus memiliki laporan keuangan yang jelas dan akurat terlebih dahulu agar bisa mendapatkan hasil maksimal dari putusan yang sudah diambil nantinya.

Untuk memperlancar proses pencatatan berbagai transaksi serta menghasilkanlaporan yang benar, diperlukan adanya sistem informasi akuntansi atau SIA. Sistem informasi tersebut memiliki fungsi, peran, dan manfaat tertentu dalam proses akuntansi. Untuk lebih jelasnya lagi, langsung saja kita simak pembahasan mengenai sistem informasi tersebut pada subbab berikut ini.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, dalam pembuatan catatan jurnal transaksi dibutuhkan suatu sistem yang mampu berkoordinasi untuk menghasilkan berbagai informasi yang akurat mengenai berbagai jenis transaksi yang sudah dilakukan oleh suatu perusahaan.

Setiap pengeluaran dan pemasukan yang terjadi harus senantiasa dicatat dalam jurnal sebagai bukti yang sah bahwa perusahaan memang melakukan alokasi dana yang tepat guna memenuhi kebutuhan keuangan perusahaan.

Akuntansi sendiri sebetulnya termasuk ke dalam sistem informasi akuntansi karena menyangkut pencatatan, pemrosesan, dan segala hal yang berkaitan dengan pembukuan transaksi keuangan. Oleh sebab itu, semua tindakan yang berhubungan dengan kegiatan akuntansi dapat dikatakan sebagai sistem informasi akuntansi.

Selain itu, semua elemen yang mendukung proses pembukuan disebut sebagai sistem karena merupakan gabungan dari beberapa hal yang memang wajib disatukan dan dipekerjakan secara bersama-sama demi mendapatkan laporan keuangan yang tepat dan akurat.

Oleh sebab itu, sebuah sistem haruslah mengikuti prosedur yang ada agar tidak menimbulkan kesalahan interpretasi saat mengolah data keuangan yang masuk dan keluar.

Dengan kata lain, sistem informasi tersebut merupakan bahasa lain yang dibutuhkan untuk mengomunikasikan dan menginterpretasikan berbagai jenis transaksi keuangan. Dengan menggunakan sistem tersebut, pihak pemegang kebijakan tidak perlu lagi mendapatkan laporan dan penjelasan secara lisan dari pihak akuntan untuk menjelaskan berbagai kegiatan transaksi keuangan yang sudah berlangsung.

Maka dari itu, proses pencatatan transaksi harus dilakukan dengan benar, secara terperinci dan mampu dipahami oleh pihak yang mendapatkan laporan keuangan tersebut agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam menginterpretasikan transaksi. Hal inilah yang nantinya menjadi titik tolak ukur untuk menjadikan sebuah perusahaan mampu berkembang secara keuangan karena pengelolaan yang baik dan terpercaya.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa pengertian Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu komponen organisasi untuk mengumpulkan, mengolah, menganalisis, dan mengkomunikasikan informasi keuangan dan pengambilan keputusan bagi pihak perusahaan maupun pihak luar perusahaan. Sebenarnya, akuntansi pun termasuk sebuah sistem informasi.

Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi:

1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai..

2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.

Peranan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi dalam sebuah organisasi memiliki peran penting. Berikut ini peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam sebuah organisasi.

Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas dan transaksi.

Mengolah data menjadi informasi yang bisa dipakai dalam proses pengambilan keputusan.

Melakukan pengawasan atau kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Sistem informasi akuntansi memiliki subsistem yang memproses berbagai transaksi keuangan dan nonkeuangan yang secara langsung mempengaruhi transaksi keuanagan. Berikut ini 3 subsistem dari sistem informasi akuntansi (SIA) :

F      Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.

F      Sistem buku besar/pelaporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

F      Sistem pelaporan manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara:           

      Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

      Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

      Meningkatkan efisiensi

      Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

      Meningkatkan sharing knowledge

      Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Sistem informasi akuntansi memiliki karakter tersendiri. Berikut ini Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

1.       Sistem informasi akuntansi melaksanakan tugas yang diperlukan.

2.       Berpegangan pada prosedur yang relatif standar.

3.       Menangani data lebih rinci.

4.       Berfokus historis.

5.       Menyediakan informasi pemecah minimal.

Berbagai transaksi nonkeuangan yang tidak dapat diproses dalam sistem informasi akuntansi, dapat diproses melalui sistem informasi manajemen. Sistem informasi akuntansi berbeda dengan sistem informasi manajeman. Berikut ini perbedaan kedua sistem tersebut.

a.       Sistem Informasi Akuntansi berfungsi untuk mengklasifikasi, memproses, menganilisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan.

b.      Sistem Informasi Manejemen berfungsi untuk mengklasifikasi, memproses, menganalisa, dan mengomunikasikan semua tipe informasi.

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi

Selain memiliki peranan penting dalam mengelola data keuangan, sistem informasi dalam bidang akuntansi juga memiliki manfaat yang berguna dalam berbagai proses pembukuan. Manfaat yang bisa diadapatkan dari penggunaan SIA tersebut adalah sebagai berikut.

      Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga bisa melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

      Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi, baik barang maupun jasa yang dihasilkan.

      Menungkatkan efisiensi.

      Meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan.

      Meningkatkan sharing pengetahuan.

      Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.

Sistem informasi akuntansi terdiri atas dua komponen, yaitu:

      Spesialis informasi

       Akuntan

Contoh sistem informasi akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan adalah sebagai berikut :

ü  Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk membuat produk baru dalan produksi perusahaan. Untuk itu, bagain tersebut meminta laporan analisa perkiraan profit yang akan diperoleh dari rencana pembuatan produk baru tersebut.

ü  Bagian sistem informasi akuntansi memprediksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang akan didapat dari produk baru tersebut. Setelah itu, data yang didapat diproses oleh EDP. Setelah diproses, hasilnya dikembalikan ke bagian Sistem Informasi Akuntansi untuk selanjutnya diserahkan ke bagian pemasaran.

Kedua bagian dari perushaan tersebut merundingkan hasil analisa yang kemudian dicari keputusan yang sesuai. Dari contoh tersebut, dapat diambil dua aspek yang berkaitan dengan sistem bisnis modern. Berikut ini dua aspek tersebut.

1.       Pentingnya berkomunikasi antar departemen yang mengarah pada pencapaian suatu keputusan.

2.       Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya dalam mengambil keputusan.

Informasi akuntansi  yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Akuntansi dibedakan menjadi dua, yaitu :

v  Informasi Akuntansi Keuangan :  berbentuk laporan keuangan yang ditujukan pada pihak eksternal.

v  Informasi Akuntansi Manajemen : berfungsi bagi manajemen untuk mengambil keputusan.

Dari paparan di atas, dapat disimpulkan bahwa segala hal yang berkaitan dengan akuntansi secara tidak langsung merupakan sistem informasi akuntansi itu sendiri karena menyangkut proses pencatatan, pemasukan data, proses transaksi, dan pengeluaran data. Sistem tersebut harus berjalan beriringan agar bisa mendapatkan laporan hasil keuangan yang tepat dan akurat sehingga bisa dipergunakan untuk mengambil berbagai keputusan mengenai alokasi dana suatu perusahaan atau lembaga keuangan oleh pemegang kebijakan terkait.