Sistem lama yang
perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :
- Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :Ketidak beresan sistem yang lama.
- Ketidak beresan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
- Pertumbuhan organisasi.
- Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan
- Informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih
kesempatan-kesempatan.
Dalam keadaan
persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat
menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga
teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi
agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi
dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah.
Penyusunan
sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas
pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
Prinsip
Pengembangan Sistem
Prinsip-prinsip
pengembangan sistem, adalah :
- Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.
- Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.
Maka
setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini :
- Semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan.
- Investasi yang terbaik harus bernilai.
3. Sistem yang
dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.
4. Tahapan kerja
dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
5. Proses
pengembangan sistem tidak harus urut.
6. Jangan takut
membatalkan proyek.
7. Dokumentasi
harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Tahapan Pengembangan Sistem Informasi (SDLC)
- Fase Perencanaan Sistem
Dalam fase
perencanaan sistem :
- ð Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
- ð Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
- ð Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.
Selama fase
perencanaan sistem, dipertimbangkan :
- faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan.
- faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.
Fase Analisis Sistem
Dalam fase ini :
- ð Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem, definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem, ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
- Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.
- Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.
ð Tim proyek
sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk
mengembangkan suatu sistem baru.
ð Ruang lingkup
analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon
pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian
masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.
ð Beberapa aspek
sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase
ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup
pengembangan sistem.
ð Pada akhir fase
analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi
penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek
sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan
tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai
semua peserta setuju.
Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual
Arti Perancangan Sistem ;
- Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem.
- Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional.
- Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
- Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
- Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
- Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan.
Tujuan Perancangan Sistem ;
- Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.
- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Sasaran Perancangan Sistem
- Harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan.
- Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
- Harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
- Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simponan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.
Dalam fase ini :
- dibentuk alternatif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.
- pada fase ini analis sistem mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan komputer.
- Jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
Fase Evaluasi
dan Seleksi Sistem
Akhir
fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan
investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai
kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai
secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.
Jika
tak satupun altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan
sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua altenatif akan
dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan, dan
salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu
alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk
sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya.
Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional
Fase perancangan
sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara
konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara
detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form
tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui
oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik
untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan.
Berdasarkan
perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input
menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau
batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi
informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing pemakai dan pesonel operasi agar
dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Database
dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan
untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan error ditentukan.
Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk
merancang kemampuan tambahan macam-macam komputer, peralatan dan jaringan telekomunikasi.
Pada akhir fase
ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin
berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing
rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu kesatuan. Laporan ini dapat
juga dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk merancang, membuat kode
dan menguji sistem; instalasi peralatan; pelatihan; dan tugas-tugas
implementasi lainnya.
Meskipun
sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem,
review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara
menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dan personel manajemen, sedangkan
profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini.
Tujuan
dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan error dan
kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika error dan kekurangan
atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya
yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan
terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan,
perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani
laporan perancangan secara detail.
f.
Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem
Pada fase ini :
• sistem siap
untuk dibuat dan diinstalasi.
• Sejumlah tugas
harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.
• laporan
implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu
o
rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation
Review Technique (PERT) Chart dan
o
penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian kedua adalah laporan yang
menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti :
- pengembangan perangkat lunak.
- Persiapan lokasi peletakkan sistem.
- Instalasi peralatan yang digunakan.
- Pengujian Sistem.
- Pelatihan untuk para pemakai sistem.
- Persiapan dokumentasi.